Land Sachsen‑Anhalt
Neue Behörde - neue Arbeitsplätze - refurbished Büromöbel
Region/Kommune: Land Sachsen‑Anhalt
Laufzeit: Konzeptphase: Zeitpunkt der Beschaffung August 2025
Träger/Partner: Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Gleichstellung, stellvertretend für die Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen (MLBF AöR).
Kurzbeschreibung:
2025 ziehen in Magdeburg neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die neu gegründete „Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen“ (MLBF). In der neuen Verwaltungseinheit vereinen die Bundesländer verschiedene neue Kontrollfunktionen. Mit der Neugründung ist auch eine Neuausstattung der Arbeitsplätze verbunden - eine Gelegenheit, die man direkt nutzt um die Beschaffung zirkulär auszurichten und so eine nachhaltige und klimafreundliche Beschaffung zu garantieren.
Die Erstausstattung der Arbeitsplätze mit Büromöbeln übernahm zunächst das Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Gleichstellung des Landes Sachsen-Anhalt stellvertretend für die Marktüberwachungsstelle. Das Ministerium forderte die Lieferung, betriebsbereite Montage und Aufstellung von refurbished Büromobiliar für 43 Arbeitsplätze. Konkret benötigte man elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Bürodrehstühle und Rollcontainer. Der Umfang der Beschaffung lag Unterschwellenbereich (Verhandlungsvergabe nach § 8 Abs. 4 Nr. 17 UVgO ohne Teilnahmewettbewerb).
Was macht dieses Beispiel zur Good Practice?
Die Beschaffung zeigt, wie eine Behörde mit einer refurbished Ausstattung nachhaltige Beschaffung, konkrete Nutzungsanforderungen und wirtschaftliche Aspekte vereinen kann. Entscheidend waren die folgenden Aspekte:
Konsequente Kreislaufbeschaffung: Es konnten ausschließlich gebrauchte, bzw. instandgesetzte (refurbished) Büromöbel angeboten werden.
Qualität über reine Kosten hinaus bewertet: Neben dem Angebotspreis (40 Punkte) flossen auch Qualität und Gesamteindruck des Mobiliars (60 Punkte) in die Zuschlagsentscheidung ein (Gesamteindruck, Homogenität der Raumausstattung und Praktikabilität/Anordnung des Mobiliars).
Bereitstellung von Kontextinformationen: Weil die passende Beschreibung der Möbel als Herausforderung erkannt wurde, wurden Bietenden Grundrisse und Fotos der Räumlichkeiten bereitgestellt und Konzeptvorschläge zur Möblierung eingefordert – so konnten Bieter praktikable Lösungen für den konkreten Einsatzort entwickeln.
Klimawirkung berücksichtigt: Es wurde eine Berechnung der eingesparten CO₂‑Emissionen durch die Beschaffung gebrauchter Möbel im Vergleich zur Beschaffung neuer Möbel gefordert.
Markterkundung: Vorab wurde per Internetrecherche ermittelt, welche Unternehmen refurbished Möbel anbieten.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt:
Es gibt genügend Anbietende (es sind 5 Angebote eingegangen).
Es besteht grundsätzlich hohe Zufriedenheit mit der Qualität. Kleinere Gebrauchsspuren sind vorhanden (z. B. Abnutzungen an Bedienfeldern der verstellbaren Schreibtische), kleinere Nachbesserungen wurden problemlos ausgeführt.
Es konnten im Vergleich zu einem Neukauf CO2-Emissionen eingespart und gleichzeitig Kosten reduziert werden.
Learning: Die Aktualität von Prüfplaketten bezüglich der elektrischen Prüfung ortsveränderlicher Geräte sollte in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden, um zu vermeiden, dass diese zeitnah ablaufen und erneut geprüft werden müssen.
Bietende haben unterschiedlich viel Erfahrung und Professionalität (d. h. es ist lohnend, Eignungskriterien bzgl. der Erfahrung zu setzen).