Deutsche Bahn AG (als Sektorenauftraggeber)
ReBuy, ReSell und ReFurb | Neue Formen der Kreislaufwirtschaft für Büromöbel
Alexander Walter
Organisationseinheit/Position: Büroimmobilienmanagement
Ausschreibungstext und/oder Auszüge aus der Leistungsbeschreibung können auf Wunsch zur Verfügung gestellt werden.
Telefonnummer: 030 297 64767
E-Mail: alexander.walter@deutschebahn.com
Region/Kommune: Deutsche Bahn AG (als Sektorenauftraggeber)
Laufzeit: Konzeptphase: Zeitpunkt der Beschaffung ab Januar 2026
Träger/Partner: Deutsche Bahn AG
Kurzbeschreibung:
Kreislaufwirtschaft wird auch in der Beschaffung immer wichtiger – ist für viele Unternehmen und öffentliche Auftraggeber aber noch neu. Die Deutsche Bahn stellt die Ausstattung ihrer Büros auf neue Formen um. Das beinhaltet zum einen die Weitergabe von vorhandenen Bestandsmöbeln als auch den Kauf von Möbeln aus dem Kreislauf (ReBuy und ReSell) sowie die Instandsetzung vorhandener Möbel (ReFurbish).
Dafür hat die Deutsche Bahn eine EU-weite Mobiliarausschreibung (Oberschwellenbereich) für einen Rahmenvertrag über 8 Jahre gestartet. Ein zentrales Element der Ausschreibung war ein eigenes Los für gebrauchte, wiederverkaufte und aufbereitete Möbel (ReBuy/ReSell/ReFurb). Dieses hat Vorrang: Neue Möbel werden nur gekauft, wenn der Bedarf nicht ausreichend hinsichtlich Qualität, Quantität oder Funktion gedeckt werden kann.
Das Modell erfordert eine enge partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen dem Bietenden aus Los 4 mit den Bietenden der anderen Lose. Für das Erreichen der Ziele einer Kreislaufwirtschaft wird zudem eine nachhaltige, innovative Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer angestrebt, für deren Entwicklung explizit ein Zeitraum von bis zu einem Jahr vorgesehen ist.
Die Deutsche Bahn AG nutzt die Chance, als großes Unternehmen ein Vorreiter für die Kreislaufwirtschaft zu sein. Bisher gibt es nicht viele Beispiele für die Gestaltung von Rahmenverträgen, die Gebrauchtmöbel und die Instandsetzung (refurbishing) eigener Bestandsmöbeln beinhalten (Stand 03/2026). Die Deutsche Bahn AG geht hier voran und bietet anderen Unternehmen und (öffentlichen) Beschaffungsstellen Orientierung bei der Gestaltung solcher Rahmenverträge.
Das innovative Konzept und der explizite Fokus auf die Zusammenarbeit verschiedener Akteure machen die Ausschreibung der Deutschen Bahn AG zu einem guten Beispiel für kreislaufgerechtes Wirtschaften. Es zeigt sich zudem, dass der Markt in Deutschland eine solche Ausschreibung bedienen kann, da ausreichend Angebote eingegangen sind.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt:
Ohne vorhandene Grundlagen oder Vorbilder ist der Zweifel zunächst auf allen Seiten groß und es bestehen einige Vorbehalte.
Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung sind starke Partner in der Abteilung Beschaffung, denn nur gemeinsam kann ein solches Vorhaben gelingen.
Das gezogene Fazit: „Einfach machen und mit der 80/20-Regel in die Umsetzung gehen!“
Verwendete Kriterien für die Ausschreibung
Leistungsbeschreibung
DIN SPEC 68008, die Funktion und Ästhetik der Möbel ist zu erhalten bzw. zu steigern, bevor die Möbel an den AG verkauft werden, um einen maximalen Werterhalt zu ermöglichen.
Aktionsplan:
Kostenaufstellung (Transparenz)
Klassifizierung, auch hinsichtlich Funktion und Ästhetik der Möbel des AG
Reinigungs- und Hygienekonzept, z.B. bei Polstern und Polstermöbeln
Logistikkonzept, Standorte, Partner (Abstimmung mit Bieter Neumobiliar)
Garantie- und Gewährleistungsbedingungen
Preis pro Möbel gem. Aufstellung 4.4.1-3 (auch in Preisblatt einzutragen)
Eignungskriterien
Der Bieter hat im Zeitraum von 3 Jahren vor dem Datum der Veröffentlichung dieser Ausschreibung mindestens einen Auftrag landesweit über mindestens ein Jahr durchgeführt und abgeschlossen, durch den er Erfahrungen in der Aufarbeitung und Reparatur von mindestens 1.000 Möbelstücken gesammelt hat, wobei jede dieser einzelnen, vorgenannten Maßnahmen mindestens 250 mal durchgeführt worden ist.
Die Beschreibung darf maximal 5 DIN-A4-Seiten (einseitig) umfassen. Darüber hinaus kann der Bieter dies durch unterstützende Anlagen und Referenzen belegen. Wenn unterstützende Anlagen verwendet werden, müssen sie in Ihrer Registrierung auf die entsprechenden Anlagen Bezug nehmen. Es gibt keine Begrenzung hinsichtlich der Seitenanzahl oder der Größe der Anlagen. Die bereitgestellten Anlagen müssen jedoch relevant und in ihrem Umfang sinnvoll begrenzt sein.
Zuschlagskriterien
Qualitätsnachweis durch Bemusterung und Preis
Ausführungsbedingungen
Kann der Bedarf oder einen Teilbedarf mit Möbeln aus dem Bestand des Auftragnehmer entsprechend den Anforderungen beliefert werden, hat dies somit gegenüber einem Bezug Neumobiliar Vorrang. Deshalb ist hinsichtlich der Prozesse und Logistik eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit des Auftragnehmers mit dem Auftragnehmer des Neumobiliars, der die Angebots- und Auftragsabwicklung sowie die Anlieferung des Neumobiliars verantwortet, zu gewährleisten.
Um die Ziele einer Kreislaufwirtschaft zu erreichen, ist es notwendig, eine nachhaltige, innovative Beziehung zwischen AG und dem Auftragnehmer zu entwickeln. Dafür ist ein Zeitraum von bis zu einem Jahr vorgesehen.
Im ersten Halbjahr liegt der Schwerpunkt auf
der Entwicklung innovativer Kooperationen
dem Abschluss konkreter Vereinbarungen über die Entwicklung von Kreisläufen und der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Vertragspartnern
der Schaffung und Etablierung der richtigen Instrumente
um das angestrebte Ziel der Kreislaufwirtschaft während der Laufzeit des Rahmenvertrags verwirklichen zu können.
Im zweiten Halbjahr wird
der Kreislauf umgesetzt und dabei Erkenntnisse gewonnen und analysiert
festgestellt, ob der vom Bieter in der Ausschreibung aufgestellte Aktionsplan in der erwarteten Weise als Auftragnehmer in der Praxis umgesetzt werden konnte
um die Aussicht auf Fortschritt und Entwicklungen zu beurteilen und ggf. nachzusteuern
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